El 'SI' del paciente
Si alguna vez has hecho una travesía por la montaña, seguro que has usado mapas o brújula, prismáticos para identificar el entorno o has seguido las marcas de los caminos.
Un negocio, tu clínica dental, es una travesía que haces cada día y por tanto debes saber por dónde andas con herramientas que te guíen.
Si no mides, no controlas; si no controlas, no gestionas; y si no gestionas, no mejoras. Por eso debes conocer los indicadores fundamentales (KPI) para ayudarte a comprender por qué tu negocio se está comportando como lo hace. No es magia, son datos que tienes en tu software de gestión que sólo debes cruzar de forma adecuada y continua para entender qué pasa en tu clínica y cómo modificar lo que no funciona.
Sin embargo, a pesar de disponer de complejos softwares de gestión muchas clínicas no disponen de un sistema robusto de indicadores ¿Por qué?
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“No me hace falta, lo tengo todo en mi cabeza”
Seguro que conoces bien las ventas mensuales de tu clínica, el número de nuevos pacientes o, incluso, el número de presupuestos presentados. Pero ¿son los únicos datos que necesitas saber? Sabes que no. Y ese es el problema. Debes tomarte el tiempo necesario para identificar los que son útiles y para configurar un sistema que te ayude a tomar decisiones. Sin datos adecuados, no revisarás, no analizarás ni tomarás las medidas correctas.
“No tengo tiempo para estas cosas”
Visitas, implantes, agendas, equipo, etc. Estás metido a tope en el día a día de tu clínica. Pero como propietario debes salir de esa trampa del tiempo y considerar aspectos más estratégicos. Debes concentrarte en tu negocio y reservar un tiempo para analizar los indicadores de tu clínica y comprender realmente lo que te dicen.
“No necesito indicadores”
Cualquier negocio de cualquier sector necesita indicadores. Cada euro que factura tu clínica viene de algún sitio. Debes saber de dónde vienen, por qué vienen de ahí y cómo hacer que vengan más. Solo podrás hacerlo con un buen análisis de KPIs.
“No los entiendo”
Tablas, gráficos de columnas, cuadros de mando, etc.. Tanta información puede ser desbordante, incomprensible y requerir tanto tiempo que se va dejando de lado. Para evitar caer en una sobrecarga de datos empieza por la información más sencilla, generalmente relacionada con ingresos, número de pacientes, presupuestos, presentados, etc. Una vez que te sientas cómodo añade nuevos datos y/o nuevos filtros (por colaborador, por tratamiento, por día de la semana, etc).
“No sé qué hacer con ellos”
Revisar los KPI de tu clínica no es el objetivo final, es la herramienta. El objetivo debe ser plantear acciones para impactar en el negocio en la dirección deseada. Pocos dueños de negocios se toman el tiempo para reflexionar sobre el desempeño de su clínica y comprender qué es lo que está causando una situación determinada. Si lo haces bien, obtendrás nuevos datos que deberás volver a analizar. En definitiva, se trata de un círculo virtuoso entre análisis, acciones, resultados y nuevo análisis.
“Mi equipo no los entiende”
Es imposible llevar a cabo algo si no se entiende. Nadie, ni tu ni tus colaboradores, va a cambiar casi por arte de magia.
La mejor manera de ganar aceptación y mayor compromiso por parte de tu equipo es educarlo con respecto a la implementación del nuevo sistema o a los planes de acción. Haz que participen en su diseño. Te sorprenderá ver cómo tu personal se involucra cada vez más, sobre todo si su líder valora sus aportaciones.
“Lo hice un mes y no sirvió para nada”
Ni en el primer día de tu consulta, ni en el primer mes, ni en los primeros 6 meses. Seguro que empezaste a pensar que tu clínica funcionaba al cabo de muchos meses o incluso años.
Pues implementar un sistema de KPIs es algo parecido. Los cambios precisan tiempo y continuos ajustes. Confía en él, ten paciencia y realiza ajustes cuando lo consideres necesario, pero no lo abandones. Y si precisas ayuda, pídenosla. Es una buena inversión.
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